Ombudsman Com.
Information Note on the Ombudsman Committee
The Ombudsman Committee was established in 2024 with the approval of the Northeastern Civic Platform, based on the recommendation of the report that emerged from the Glocal initiative conducted in 2021–2022. The Ombudsman Committee was formed as an independent and autonomous body, separate from existing committees and personnel. This committee is established to ensure that hizmet activities are carried out in a harmonious and ethically appropriate manner among employees and volunteers. NCP elects the members of the Committee by a vote from a list of male and female candidates from each region, representing diverse professional and career backgrounds. The purpose of its establishment is to address relationships regarding hizmet matters among nonprofit employees, board members, and volunteers; to investigate issues and complaints (whether human-, institution-, or process-related); and to work toward a resolution. Our hope and recommendation is that problems should primarily be resolved through consultation and discussion with the parties involved at the local institution or city where the incident occurred. Filing a complaint with the Ombudsman Committee should only be considered as a last resort if no solution can be reached. The Ombudsman Committee reviews complaints confidentially upon application by the volunteer or employee. In order to resolve the problems presented to it, the Committee conducts discussions — either in person or online — with all parties involved and makes decisions by majority vote within the Committee. The Ombudsman Committee acts as a mediator; its decisions are advisory in nature and do not carry any enforcement or sanctions. Likewise, it does not replace legal processes or the right to seek legal remedies. You can find more details below in the Q&A section regarding the Ombudsman Committee.
Questions
& Answers
OMBUDSMAN HEYETİNİN ÇALIŞMASINA DAİR AÇIKLAYICI NİTELİKTE
SORU VE CEVAPLAR
1-Ombudsman Heyeti nedir ve ne amaçla kurulmuştur? Bu konu kısaca açıklanabilir mi? 2020-2021 yılları içerisinde yapılmış olan Glocal çalışmaları sonucu ortaya çıkan rapor neticesinde, çalışanlar ve gönüllüler arasında uyumlu ve etik değerlere uygun hizmet faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve bunun sürekliliğini korumak amacıyla bir denetim heyetinin kurulması; bu şekilde bölgemizde kişiler arasında çıkan problemlerin hızlı ve etkin bir şekilde çözüme kavuşturulması ve bunun bağımsız bir heyet tarafından ele alınması tavsiyesine uygun olarak, Platform kararıyla bir Ombudsman Heyeti kurulmuştur. Kuruluş amacı, vakıf çalışanları, yönetim kurulları ve gönüllüler arasındaki hizmet konuları ile ilgili ilişkilerin ele alınması, karşılaşılan aksaklık ve şikâyetlerin (insan, kurum veya işleyiş tabanlı) incelenmesi ve çözüme kavuşturulmasıdır.
2-Ombudsman Heyeti nasıl belirlenmiştir? Organizasyon içinde dürüstlük, adalet, karşılıklı saygı ve tüm çalışanların ve gönüllülerin uyum içinde çalısmasını teşvik amacyla kurulan Komite Heyeti, her bölgeden farklı meslek ve kariyer birikimine sahip arkadaşlarımız arasından kadın ve erkek üyelerden oluşan bir aday listesi içerisinden Platformumuz tarafından oylama yapılarak belirlenmiştir.
3-Ombudsman Heyetinin görevi nedir? NCP bünyesinde yer elan Eyalet vakıf ve Platform yetkililerinin birbirleriyle veya herhangi bir Platform Hizmet gönüllüsü ile aralarında ortaya cıkması muhtemel problemleri, ilgili gönüllü veya çalışanın başvurusu üzerine inceleyip kurum içindeki ahengi sağlamak maksadıyla çözüm önerilerinde bulunacaktır. Şikayetleri tam bir gizlilik içinde değerlendirecek olan Ombudsman Heyeti çalışmaları sonucunda bir nihai kanaat raporu hazırlar. Bu rapor tavsiye niteliğinde olup ilgili kişi ve heyetler tarafından konuyla ilgili uygulanması gereken hususları ihtiva eder. Bu rapor yaptırım etkisi olan bir karar olmadığından ilgili kişiler için hukuki yollardan hak arama imkanını kapatmamaktadır. Ombudsman Heyetinin sorumluluğu, sadece kendisine iletilen şikayetleri çözüme kavuşturmakla sınırlı olup kendisine iletilmemiş olan özel veya halka açık yerlerde ya da sosyal medyada gündeme gelen konuları kendiliğinden ele alma misyonu bulunmamaktadır.
4-Heyetin objektif olarak çalışacağına ilişkin bir genel kural var mıdır? Platform tarafından benimsenen ve açıklanan temel metinler esas alınarak yapılacak araştırma ve değerlendirmelerin sonucunda kanaate ulaşırken tarafsız, duygusal yakınlıklardan ve her türlü etkiden bağımsız olarak vicdani kanaatine göre karar vermek esastır. Heyet üyeleri şikâyete konu olan şahsın durumu ve ele alınan konulara ilişkin olumlu ya da olumsuz kanaatlerini, tamamen tarafsız, duygusal yakınlıklardan ve her türlü etkiden bağımsız olarak vicdani kanaatlerine göre belirler. Varılan sonucun, Hizmete dair temel esaslara uygun olmanın yanında her vicdanın kabul edeceği, herkesin gönlüne sinecek bir çözüm yolu olmasına özen gösterilecektir. Heyet üyelerinden birinin, başvuruda bulunan kişi ya da hakkında şikayet olan görevli ile özel bir yakınlığı ya da arkadaşlığı bulunması halinde bunu görüşmeler öncesinde Heyete açıklaması beklenir. Verilen kararın bağımsızlığına zarar verebilecek şekilde özel bir yakınlığı olan üye, o şikayete yönelik olarak kendisinin görüşmelerin dışında tutulmasını talep eder.
5- Heyetiniz kime rapor veriyor? Yapılan araştırma sonucunda ortaya çıkan değerlendirmeye göre “işin esasına dair bir kanaat raporu” hazırlanır. Heyet tarafından hazırlanan nihai kanaat raporu Platforma bilgi olarak iletilmekle birlikte, uygulanması gereken kısımları ilgili kişi veya heyetlerle paylaşılır.
6-Gizlilik politikanız nedir? Şikayetimizi kimler görecek? Görüşmelerde ortaya konulan beyanlar, verilen belgeler, atıf yapılan kaynaklar, soruşturmanın yeterli bir şekilde yapılması ve sağlıklı bir sonuca ulaşılabilmesi bakımından mümkün olduğu ölçüde gizli tutulur. Heyet üyeleri başvuruya ilişkin bilgileri hiçbir şekilde başkaları ile paylaşamazlar, başvuruların gizli olarak kalması hususunda gerekli özeni göstermeleri gerekir.
7-Heyetin belirli bir toplantı zamanı var mıdır? Toplantıdan kimler haberdar edilecektir? Heyet, mutad olarak asgari ayda bir kez toplantı yapar. Başvurulara ilişkin görüşmelerin yapıldığı toplantılara sadece Heyet üyeleri katılabilir. Heyet üyelerinden birinin yaşadığı yerdeki yerel vakıf çalışanları veya yöneticileri ile ilgili şikayetlerde, o üye bu şikayet ile ilgili olarak heyette görev almaz.
8-Her konuya bakılacak diye ifade ediliyor? Cok kapsamlı degil mi? Bir şikayetleri ile iligili olarak hangilerine bakılacağına ilişkin bir önceliklendirme yapilacak mi? İş yükü artarsa bunların bir kısmını seçip bakmak gibi bir ayrım yapılacak mı? Prensip olarak meselelerin öncelikle Ombudsman Heyetine gelmeden mahalinde cozulmesine özen gösterilmesi gerekir. Ancak kabul etmek gerekir ki, her uyuşmazlık lokalde çözülmesini beklemek de doğru değildir. Mutlaka, önemli bazı meselelerin çözümü lokalde bulunan yetkililerden başka bir mercie başvurmayı gerektirebilir. Bu durumda Heyet, Platform tarafından kendisine yüklenen misyona uygun olarak işin maslahatına uygun bir çözüm üretmeye çalışması gerekebilir. Arkadaşlarımızın da her olayı mutlaka Heyet’e getirmek yerine gerçekten lokaldeki yetkililerin dışında bir merciin incelemesinde maslahat bulanan hadiseleri konu edecek şekilde başvuru yapmaları beklenir.
9-Bulunduğumuz beldedeki hizmetle ilgili genel sıkıntılarımızı bu heyete iletebilir miyiz? Heyet, NCP bünyesinde yer elan Eyalet kapsamındaki görevliler ile vakıf ve Platform yetkililerinin birbirleriyle veya herhangi bir hizmet gönüllüsü ile aralarında ortaya cıkması muhtemel problemleri, ilgili gönüllü veya çalışanın başvurusu üzerine incelemek durumundadır. Buna göre, her çalışan veya gönüllümüz, görevlilerin hizmet faaliyetlerini yerine getirmesindeki tutum ve davranışlarına göre vicdanına sinmeyen, hizmet ilkelerine uyumlu olmadığı kanaatine vardığı hususları şikayet konusu edebilir.
10-Bölgelerdeki hizmetlerin istikrarı ve güven içinde bir çalışma ortamının korunması dikkate alındığında her olayda mutlaka şikayet yoluna gidilmesi doğru mudur? Bütün çalışanlarımız ve gönüllülerimiz tarafından benimsenmiş olduğu üzere prensip olarak problemlerin öncelikle olayın gerçekleştiği lokal kurum veya şehirde ilgili arkadaşlar ile görüşüp istişare edilerek çözülmesine ağırlık verilmesi gerekir. Bir memnuniyetsizlik ya da şikayet söz konusu olabilecek durumlarda, görüşmeler yapılarak henüz şikayet olmadan önce konuları suhuletle sonuca ulaştırmak tercih edilmelidir. Şikâyet etmeyi gerektiren bir duruma vakıf olan görevliler de öncelikle ilgili kişilerle iletişim kurması ve uyum içerisinde bir çözüm üretmeye çalışmalıdır. Temenni ve tavsiyemiz, hiçbir şekilde çözüm üretilemeyen durumlarda en son çare olarak şikayet yoluna başvurulmasının tercih edilmesidir.
11-Hangi tür şikayetleri ele alacağı ve kimlerin şikayet edebileceği gibi hususlarında ilkeler nelerdir? 1-Heyete erişilebilirliği kolaylaştırmak için Platformumuzun web sitesi üzerinden, gönüllülere ve çalışanlara isimleri saklı kalmak üzere şikâyetlerini iletme amacıyla kullunılacak bir portal açık bulunacaktır. 2- Platformumuz çatısı altındaki kurumlarda çalışanlar ve bölgemizde yürütülmekte olan hizmetlere iştirak eden gönüllüler bu portal şikayetlerini iletebilecektir. 3-Sadece kişiler arasındaki şikayetler gündeme alınacaktır. Kurumlara yönelik şikayetler kapsam dışı bırakılmıştır. 4-Gerek çalışanlar gerekse gönüllülerin aile içi sorunları ile gönüllülerin ticari ilişkileri kapsam dışında kalmaktadır. 5- Hizmetin genelini ilgilendiren ve genele yayılmış konular Kriz Heyetinin görev alanına girdiğinden Heyetin görev alanında değildir. 6- Ombudsman Heyetinin kişiler arası ticari ilişkilerle ilgili sorunları çözme ödevi yoktur. Ancak, yerel vakıfların çalışanlarının her türlü ticari ilişkileri ve yönetim kurulu üyelerinin hizmet kurumları ile olan ticari ilişkileri ile ilgili şikayetler Ombudsman heyeti tarafından incelenebilir.
12-Ticari konularda ara buluculuk yapılması görev kapsamında mıdır? Heyetin ticari kounlarda arabulucuk yapma görevi bulunmamaktadır. Gönüllüler arasındaki finans, ticaret, vb işler görev alanı dışında kalır. Yerel vakıfların çalışanlarının her türlü ticari ilişkileri ve yönetim kurulu üyelerinin hizmet kurumları ile olan ticari ilişkileri ile ilgili şikayetler Ombudsman Heyeti tarafından incelenebilir. Buna göre, görevlilerin ve Hizmete ait kurum ve faaliyetlerde görev alan kişilerin bu görevi ile bağdaşmayacak nitelikte yapmış olduğu ticari faaliyetleri bulunmasi halinde bu husus ilgili kişinin görevini hizmet değerlerine uygun olarak yapıp yapmadığı yönünden inceleme konusu yapılabilecektir.
13-Başvuru yapıldığı takdirde sonuca giden süreç nasıl ilerliyor, takip edilen usul nedir? Başvurular, Platform tarafından kurulmuş olan bu elektronik haberleşme yoluyla ulaştırılır ve başvurunun ulaşmasından itibaren iki gün içinde Heyet adına şikâyetin alındığına dair başvuru yapan kişiye cevap gönderilir. Gelen başvurular, gecikme olmaksızın ve inceleme ya da önelemeye tabi tutulmaksızın Heyet üyelerine hemen gönderilir. Heyet tarafından önemli veya önemsiz ya da hakkında karar vermeye yetkili olup olmadığına bakılmaksızın her başvuru için ayrı bir çalışma dosyası oluşturulur. İlk inceleme sonucunda işin esasına yönelik bir araştırma yapmak gerekmediği durumlarda, gecikmeksizin bir karar verilip ilgili kişiler ve birimler bilgilendirilir. Başvurunun alınmasından sonra ilgili kişiden şikayetinin detayları ve vermek istediği başkaca bilgileri yazılı olarak hazırlayıp vermesi istenir. Yapılan başvurular üzerine işin esasına geçilmeden önce, başvurunun incelemeye değer mahiyette olup olmadığı, görev kapsamında kalıp kalmadığı, coğrafi olarak ele almaya elverişli olup olmadığı ve hakkında şikâyet konusu olan kişinin konumu itibariyle Heyetin yetkili olup olmadığı yönlerinden bir ilk inceleme yapılır. Yapılan araştırma sonucunda ortaya çıkan değerlendirmeye göre “işin esasına dair bir kanaat raporu” hazırlanır. Heyet tarafından hazırlanan nihai kanaat raporu Platforma bilgi olarak iletilmekle birlikte, uygulanması gereken kısımları ilgili kişi veya heyetlerle paylaşılır.
14-Başvuru yaparken isim açıklanmak zorunda mı, isimler ne kadar saklı kalabilir. İsimsiz başvuru yapılabilecek midir? Başvuru yapanlar ismini açıkça yazabileceği gibi, ismini saklamak suretiyle de başvuru yapabilir. Sistemde ismini görünmeyecek şekilde başvuru yapma imkanı sağlanacak şekilde bir form sistemi oluşturulmuştur. Başvuru yaparken ismini açıklamak istemeyen kimse sonradan Heyete kimliğini açıklamak zorundadır. İsimini Heyetten de gizli tutacak şekilde yapılan anonim başvurular kabul edilmeyecektir. Uyumlu şekilde işleyen hizmetlerin devamlılığı ve hep birlikte güven içinde bir çalışma ortamı sağlanması bakımından, gereksiz yıpratma amaçlı girişimleri önlemek amacıyla ilke olarak isimsiz (anonim) olarak yapılan şikâyetler dikkate alınmayacaktır. Ancak, şikayet etmesi halinde bundan zarar göreceği düşüncesiyle isimsiz yapılan başvurularda kendisinin endişesini izale etmek için kimliğini sonradan Heyete açıklamak kaydıyla dikkate alınabilir. Bu tür başvurularda ilgili şikayet dilekçesinde bu özel durumunu vurgulaması ve en kısa zamanda Heyet üyelerinden birine ulaşarak kendi özel durumunu ve kimliğini açıklaması gerekir. Bunun için başvurudan itibaren 30 günlük bekleme süre dikkate alınır. Bu süre sonunda kişi Heyete ulaşmak üzere bir gayreti olmamış ise şikayet anonim olduğu varsayılarak şikayeti dikkate alınmaz.
15-İki taraf da dinlenilecek mi, taraflar bir araya getirilip yüzleştirme olacak mı? Şikâyet eden ve şikâyet edilen kişiler prensip olarak ayrı ayrı dinlenilmesine dikkat edilir. Prensip olarak bir araya getirip dinlemek gibi bir zaruret bulunmamaktadır. Ancak bir yüzleşme talebi olursa, şikâyet eden ve edilen arasında bir gerginlik soz konusu olabileceğine dair endişe olmadığı taktirde birlikte dinlenilebilir. Bu durumda da gerekirse aynı ortamda değil, mümkünse online bir görüşme ayarlanması tercih edilcektir. Heyet tarafların taleplerine ve iddialarına ve gelişen durumlara göre tekrar degerlendirebilir.
16-Sikayetçinin Heyetteki beyanları veya diğer konuşmaları veya diğer kayıt altına alınacak mıdır? Sikayet konusunda alınan bir başvuru üzerine Heyette yapılan görüşmeler kayıt altına alınmayacaktır. Sadece görüşmelere ve değerlendirmelere ilişkin notlar tutulacaktır. Başvuru yapan kişinin sözlü beyanları hakkında sonradan ihtilaf olmaması için konuşmalar not alınıp kendisine okunduktan sonra belge olarak tutulacaktır. Bunun dışında bir ses veya video kaydı yapılmayacaktır.
17-Sikayet insan iliskilerine üzerine ise, psikolog ve uzman destegi vs olacak mi? Parasal ise mali konularda uzman destegi olacak mi? Başvuru yapan kişinin ya da hakkında şikâyet olan kişinin dinlenilmesini istediği şahitler ya da görüşüne başvurulması talep edilen alanında uzman kişilerin dinlenilmesi hususu heyet tarafından kabul ya da reddedilebilir.
18-Başvuru ele alındıktan sonra hangi kararlar gündeme gelebilecektir? Yapılan araştırma sonucunda ortaya çıkan değerlendirmeye göre “işin esasına dair bir kanaat raporu” hazırlanır. Şikayetin mahiyetine, muhatabına ve coğrafi duruma göre Heyet tarafından işin esasına ilişkin bir çalışma yapmak gerekmeyen durumlarda ise; (1) Başvuruda değinilen hususlar bir araştırma yapmayı veya karar vermeyi gerektirir mahiyette değilse başvuru hakkında işlem yapılmaz. (2) Başvurunun içerdiği bilgilere göre konu, Denetim Komitesi tarafından ele alınması gerekiyorsa başvuru o komiteye iletilir. (3) İşin mahiyetine göre başvuru hakkında bir araştırma yapmak veya karar vermek gerektiren açık bir durum olmamakla birlikte; başvuru metninde yer alan bilgiler önemli ise, kısa bir rapor hazırlanarak konuyu incelemek ve gereğini yapmak üzere Platforma iletilir. (4) Hizmetin genelini ilgilendiren ve genele yayılmış konular Heyetin görev kapsamında bulunmadığından bu kapsamda ele alınabilecek olan başvurular hakkında inceleme yapılmaksızın ve herhangi bir karar verilmeksizin, durum Platform Sekreterine iletilir.
19-Ombudsman Heyeti’nin kararları bağlayıcı mıdır? Nihai Kanaat Raporunun Mahiyeti nedir? Şikayetler hakkında yapılan araştırma sonucunda Heyetin varacağı nihai kanaat, "tavsiye raporu" niteliğindedir. Heyetin kararları hukuki olarak bağlayıcı değildir. Ancak Heyetin vermiş olduğu karar kesin ve nihai bir karardır. Bu kararın değiştirilmesi veya kaldırılmasına yönelik bir prosedür bulunmamaktadır.
20-Yapılan bir başvuru hakkında karar verilmiş ise yeniden görüşme veya itiraz yolu var mıdır? Nihai kanaat raporuna karşı başvuru yolu var mıdır? Omdusman Heyetinin aldığı karar nihai niteliktedir. İtiraz ya da yeniden görüşülmesi talep edilemeyecektir. Heyet tarafından karar verilip de gerekçesi ile birlikte bu karar açıklandıktan sonra bu konuda yeni bir görüşme yapılamaz. Ancak başvurucu ya da şikâyet edilen kişi yeni ve müşahhas bir durum ortaya çıktığına ya da daha önce var olup da bunun yeni ve ilk defa eline ulaştığına ilişkin talebini destekleyen bilgiler sunması halinde bir kez daha görüşme yapılabilir. Heyetin kararı son karar mahiyetindedir. Bu nedenle nihai kanaat raporuna karşı bir başvuru yolu öngörülmemiştir.
21-Kararın uygulanmasını takip etme görevi kime aittir? Nihai kanaat raporunun ilgili kişi veya lokal heyetler nezdinde takibini Heyet yerine getirecektir. Bu konuda kararın uygulanmasında başka bir board ya da heyetin bir karar alması gerekiyorsa rapor o heyetle paylaşılır. Ancak daha sonra bunların uygulanıp uygulanmadığını, hakkaniyetle yerine getirilip getirilmediğini de takip etmekle birlikte, sonraki uygulamaları yönlendirmek üzere uygulamalara ilişkin izlenimlerini Yıllık Rapor halinde hazırlayıp ve Platforma iletir.
22-Nihai raporun kimlerle paylaşılacağı hususu, her iki tarafa da sonuç ile ilgili bildirim yapılacak mi? Nihai kanaat raporu başvuruda gündeme gelen hususun gerçekleştiği yerdeki ilgili kişi ve heyetlerle paylaşılır. Ayrıca nihai kanaat raporu Platforma bilgi olarak iletilir. Başvuran kişiye ve hakkında şikâyet olan kişide bu kanaat raporu hakkında bilgilendirilir.
23-Nihai kanaat raporu ve ek öneriler hakkında uygulama nasıl olacaktır Heyetin görevi, bu alanda bir tavsiye kanaat raporu hazırlamak ve bu raporu Platforma bilgi olarak sunduktan sonra, uygulanması gereken hususları mahallindeki kişi ve heyetlerle paylaşır. Yıllık Rapor için hazırlık yapmak üzere bunun sonuçlarına ilişkin bilgi ve değerlendirilmeleri toplar.
